印章檔案的整理原則和方法
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了印章檔案的整理原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室（館）可參照使用。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
DA/T 13—1994 檔號(hào)編制規(guī)則
DA/T 18—1999 檔案著錄規(guī)則
DA/T 22—2000 歸檔文件整理規(guī)則
3 術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1
印章 seal
將文字、符號(hào)和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)構(gòu)成要素。作為在社會(huì)交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物作用的印章又稱(chēng)作實(shí)用印章或印信；作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱(chēng)作藝術(shù)印章或文人印章。
本標(biāo)準(zhǔn)以下有關(guān)印章的表述，未作特殊說(shuō)明的，均指實(shí)用印章。
3.2
印章檔案 seal archives
國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過(guò)的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案。
3.3
印?！oulage
采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱(chēng)蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專(zhuān)門(mén)用于鑒別真?zhèn)蔚拇娴子∧Ｓ址Q(chēng)作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。
3.4
印紐 seal handle
印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動(dòng)物等各種形狀?，F(xiàn)代機(jī)構(gòu)法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代。
4 整理原則
遵循形成規(guī)律，集中整理分類(lèi)，區(qū)分保管價(jià)值，便于保管利用。
5 質(zhì)量要求
5.1 收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。
5.2 整理的方法應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。
5.3 整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長(zhǎng)久保管檔案的需要。
6 清洗方法
6.1 一般清洗方法
將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風(fēng)處晾干。
6.2 清洗劑的選擇
為避免使用清洗材料不當(dāng)，造成對(duì)印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗。竹木類(lèi)（竹、木、根等）印章宜選用95%醫(yī)用酒精；金屬類(lèi)（銅、鋼、鐵、合成金屬等）印章宜選用煤油；礦物類(lèi)（玉、石、瑪瑙、翡翠等）、橡膠及塑料制品類(lèi)（橡膠、橡皮、有機(jī)玻璃等）印章宜選用洗潔精；骨質(zhì)類(lèi)（骨、角、牙等）印章可選用95%醫(yī)用酒精或洗潔精。
6.3 清洗要求
6.3.1 清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥、污物、霉點(diǎn)和銹斑。
6.3.2 清洗后的印章應(yīng)確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。
6.3.3 使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時(shí)，應(yīng)注意防火。
6.3.4 使用竹針挑剔印面污物時(shí)，手法要輕，防止損壞印面。
6.3.5 用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機(jī)玻璃(塑料)等印柄上的印章，對(duì)其清洗時(shí)，應(yīng)避免長(zhǎng)時(shí)間浸泡和用力過(guò)猛，以防止印面老化和脫落。
7 整理方法
7.1 集中印章
檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來(lái)源原則劃分全宗。
檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)活動(dòng)中使用的印章檔案可以按全宗集中，進(jìn)行整理。
7.2 劃分保管期限
印章檔案的保管期限分為永久（代號(hào)YJ）和定期（15年，代號(hào)DQ）兩種。對(duì)外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作（收發(fā)文等）使用的無(wú)檔案保管價(jià)值的印章，不列入歸檔整理范圍，已進(jìn)館的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)銷(xiāo)毀檔案的規(guī)定統(tǒng)一組織銷(xiāo)毀。
反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。
7.3 分類(lèi)
印章檔案在整理過(guò)程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時(shí)期（中華人民共和國(guó)建國(guó)前、中華人民共和國(guó)建國(guó)后）、印章屬性（機(jī)構(gòu)、個(gè)人）、機(jī)構(gòu)類(lèi)型（黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類(lèi)別等特征組織分類(lèi)。
示例：
表1 印章檔案整理分類(lèi)方案
一級(jí)分類(lèi)
二級(jí)分類(lèi)
三級(jí)分類(lèi)
中華人民共和國(guó)建國(guó)前（1）
機(jī)構(gòu)（1） ……
個(gè)人（2）……
中華人民共和國(guó)建國(guó)后（2）
機(jī)構(gòu)（1）
黨政機(jī)關(guān)印章（1）
社會(huì)組織印章（2）
企業(yè)印章（3）
業(yè)單位印章（4）
人（2） ……
案館應(yīng)根據(jù)館藏印章檔案的實(shí)際，合理地選擇和確定具體分類(lèi)的依據(jù)、分類(lèi)層次的多少和各級(jí)類(lèi)目的名稱(chēng)。
術(shù)印章可按作者進(jìn)行分類(lèi)。
7.4 排序
印章檔案按保管期限—分類(lèi)號(hào)—枚號(hào)順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類(lèi)別的實(shí)用印章，可按整理批次—機(jī)構(gòu)（或人名字順）—形成時(shí)間順序組織排序；相同保管期限、相同類(lèi)別的藝術(shù)印章，可按整理批次—作者（人名字順）—形成時(shí)間順序組織排序。
7.5 裝盒
相同保管期限、相同類(lèi)別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時(shí)，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。
7.6 編制檔號(hào)
7.6.1 要求
印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號(hào)，以固定排序位置。
.6.2 檔號(hào)結(jié)構(gòu)
章檔案的檔號(hào)由“印章檔案代號(hào)”、“保管期限代號(hào)”、“分類(lèi)號(hào)”和“印章枚號(hào)”等組成，用漢語(yǔ)拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號(hào)“—”混合編制。連接書(shū)寫(xiě)時(shí)，格式如下：
印章檔案代號(hào)—保管期限代號(hào)—分類(lèi)號(hào)—印章枚號(hào)
7.6.3 編號(hào)方法
7.6.3.1 印章檔案代號(hào)：使用漢語(yǔ)拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。
7.6.3.2 保管期限代號(hào)：使用漢語(yǔ)拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語(yǔ)拼音字母“DQ”代表“定期”。
7.6.3.3 分類(lèi)號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字加間隔符“.”編制分類(lèi)號(hào)。其中間隔符“.”用以區(qū)分分類(lèi)層次。
7.6.3.4 印章枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類(lèi)目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號(hào)。
示例：
印章檔號(hào)連續(xù)書(shū)寫(xiě)式樣
8 裝具
8.1 裝具的形式
印章檔案使用內(nèi)襯活動(dòng)式隔條的翻蓋檔案盒裝具〔見(jiàn)附錄C 圖C.1(a)〕。檔案盒平置疊放。盒內(nèi)從上到下的排列順序?yàn)椋河∧巍獋淇急怼≌隆?
8.2 材質(zhì)要求
印章檔案盒采用白板紙為胎，黃裱紙為面，背脊和盒蓋折疊處夾芯藍(lán)布制作，盒子及隔條的厚度為3 mm 。
8.3格式尺寸
章檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm×100 mm (長(zhǎng)×寬×高)。內(nèi)襯隔條數(shù)量一般為豎5橫3。隔條間相互距離可以自由調(diào)整。
8.4填寫(xiě)項(xiàng)目
印章檔案盒盒蓋封面、下側(cè)脊和背脊分別設(shè)置“保管期限”、“分類(lèi)號(hào)”、“起止枚號(hào)”等填寫(xiě)項(xiàng)目〔見(jiàn)附錄C圖C.1（b、c、d）〕。
“保管期限”和“分類(lèi)號(hào)”的填寫(xiě)方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.2和7.6.3.3，“起止枚號(hào)”填寫(xiě)盒內(nèi)第一枚印章和最后一枚印章的枚號(hào)，中間用連接號(hào)“—”連接。
9 目錄與備考表
9.1 印章檔案保管目錄
9.1.1 目錄規(guī)格與項(xiàng)目
印章檔案保管目錄使用A4型（297mm×210 mm）紙張，采用表格形式，設(shè)置“保管期限”、“分類(lèi)號(hào)”、“枚號(hào)”、“印文（邊款）”、“使用起止時(shí)間”、“印材”、“備注”等項(xiàng)目〔見(jiàn)附錄C圖C.2(a)〕。
印章檔案保管目錄封面設(shè)置“保管期限”、“分類(lèi)號(hào)”等項(xiàng)目〔見(jiàn)附錄C圖C.2（a）〕.
9.1.2 著錄方法
9.1.2.1 保管期限：填寫(xiě)印章檔案的保管期限。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.2。
9.1.2.2 分類(lèi)號(hào)：填寫(xiě)印章檔案的分類(lèi)編號(hào)。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.3。
9.1.2.3 枚號(hào)：填寫(xiě)印章檔案的枚號(hào)。參見(jiàn)本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.4。
9.1.2.4 印文(邊款)：“印文”填寫(xiě)印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙睢碧顚?xiě)印章邊款中的文字內(nèi)容，填寫(xiě)的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無(wú)邊款的印章可不填“邊款”。
示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）
9.1.2.5 使用起止時(shí)間：填寫(xiě)印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用起止符“—”連接。時(shí)間無(wú)法確定的，用空格“□”表示。
示例1：19850212—1999□□□□。
藝術(shù)印章可只填寫(xiě)制作時(shí)間。
示例2：19990123
9.1.2.6 印材：填寫(xiě)印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機(jī)玻璃、骨、角、牙等。當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫(xiě)印面的制作材料。
9.1.2.7 備注：注釋對(duì)印章需要說(shuō)明的情況。如與文書(shū)檔案及其它相關(guān)檔案的參見(jiàn)號(hào)等。
9.1.3 目錄的組織
印章檔案保管目錄按檔號(hào)順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊(cè)，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。
9.2 備考表
9.2.1 規(guī)格式樣
印章檔案?jìng)淇急硎褂肁4型紙張，采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說(shuō)明”、“整理人”和“整理時(shí)間”等項(xiàng)目。（見(jiàn)附錄C）
9.2.2填寫(xiě)要求
9.2.2.1 本盒印章情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其它需要說(shuō)明的情況。
9.2.2.2 整理人：填寫(xiě)整理本盒印章檔案的人員姓名。
9.2.3.3 整理時(shí)間：填寫(xiě)本盒印章檔案整理完畢的年月日。
9.2.3 存在位置
備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。
10 制作印模
10.1 使用材料
宣紙、平板紙、印泥臺(tái)、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機(jī)等。
10.2 制作要求
10.2.1 蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔。
10.2.2 印泥臺(tái)和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料。
10.2.3 蓋制印模使用的宣紙應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時(shí)，印章要放準(zhǔn)位置，均勻用力，一次成型。
10.2.4 蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。
10.2.5 對(duì)有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對(duì)其進(jìn)行復(fù)制和取樣，作為印模的有機(jī)組成部分，一同編輯。
10.2.6 鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。
10.3 編輯印模
10.3.1 印章檔案印?？刹捎檬止せ蛴?jì)算機(jī)兩種方法進(jìn)行編輯。手工編輯印模應(yīng)先策劃后蓋制；用計(jì)算機(jī)編輯印?？上仍诩垙埳仙w制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計(jì)算機(jī)編輯。通過(guò)掃描形成的數(shù)字化印模應(yīng)妥善保管，防止外泄。
10.3.2 放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張制作，印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個(gè)印模的下方應(yīng)標(biāo)注與之相對(duì)應(yīng)的印章檔案的檔號(hào)。
10.3.3 用于對(duì)印章檔案進(jìn)行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專(zhuān)題印章檔案印模集或印譜。
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